5S - يک سيستم کنترل ظاهر و از اصول سيستم توليد ناب مي باشد. 5S و کنترل هاي بصري ابزار هاي سازماندهي محيط کار هستند که زمينه لازم براي پيشرفت محيط کار را فراهم مي کنند. 5S و کنترل هاي بصري اطمينان حاصل مي سازد که براي هر چيز جايي وجود دارد و آن چيز همواره در جاي خودش است - تمييز و آماده استفاده.

5S مخفف پنج کلمه ژاپني مي باشد. اين کلمات عبارتند از :

1. Seiri - ساماندهي.
2. Seiton - نظم و ترتيب.
3. Seiso - پاکيزه سازي.
4. Seiketsu - استاندارد سازي.
5. Shitsuke - انضباط.

اين پنج کلمه از چهار رويه اجرايي و يک تعهد تشکيل شده است. يعني چهار کلمه اول رويه هايي را براي ايجاد وضع مطلوب پيشبيني مي کند و کلمه آخر تاکيد بر حفظ و بهبود وضع مطلوب دارد.

5S نه تنها به ايجاد شرايط مطلوب در محيط مي پردازد بلکه سعي دارد بر روي تک تک کارکنان تاثير گذاشته و به پرورش آن ها بپردازد. 5S باعث افزايش کيفيت تيم هاي متشکله نيز مي گردد و ارتباطات موجود در سازمان و يا کار خانه را تسهيل مي نمايد.

اکنون به شرح هر کدام از اين اصول مي پردازيم.

ساماندهي

در اين بخش ما در ابتدا سعي مي کنيم اشياء ضروري را از غير ضروري جدا سازيم. سپس ميزان بهينه هر يک از اقلام ضروري را از بعد کمي مشخص مي نماييم. از اهداف اين بخش تعيين معيار هايي براي حذف غير ضروري ها و به کارگيري مديريت اولويت ها و حذف علل آلودگي مي باشد.

در اين مرحله فقط ابزار و موادي که براي انجام کار هاي روز مره نياز است در محيط کار نگه داشته مي شود. اين کار ارتباطات بين کارکنان را نيز تسهيل مي کند.

فعاليت هاي زير در جهت ساماندهي به محيط پيشنهاد مي گردد :

1. دور ريختن اشيائي که به آن ها نياز نداريد.
2. مبارزه با علل آلودگي و نشت آن ها.
3. خانه تکاني و تميز کردن محل.
4. رفع عيوب و خرابي ها.
5. باز بيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از نشت و آلودگي.

نظم و ترتيب

استقرار منظم و مرتب ماشين ها و اشياء به نحوي که اشياءمورد نياز در زمان مورد نظر و به مقدار مورد نياز در دسترس باشند. از اهدافي که براي اين بخش پيش بيني شده مي توان به استقرار و جايدهي مناسب اشياء و ايجاد نظم و ترتيب در محل کار و ارتقاء بهره وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء اشاره کرد.

در اين بخش سعي بر اين است که به صورت بالقوه فعاليت هاي بروکراتيک از بين برود.

فعاليت هاي زير در جهت مرتب کردن محيط پيشنهاد مي گردد :

1. استقرار هر چيز در جاي ثابت با توجه به مسائلي چون ايمني و تسهيل در امور پاکيزه سازي.
2. نشانه گزاري محدوده ها و محل استقرار اشياء.
3. رعايت خطوط مستقيم و زواياي قائمه.
4. حذف پوشش ها و قفل ها.

پاکيزه سازي

در اين بخش ما به حذف اشياء زايد زباله آلودگي ها و مواد خارجي در جهت دستيابي به پاکيزگي در محيط کار دست مي زنيم. پاکيزه سازي را مي توان به عنوان نوعي بازبيني و رفع معايب جزئي به شمار آورد.

اين بخش باعث ايجاد يک محيط کاري امن مي گردد. در اين محيط مناطق مسئله دار سريعا تشخيص داده مي شوند. مهمترين مسئله اين بخش اين است که اجازه داده نشود آشغال و زباله در جاهاي دسته اول باقي بماند.

فعاليت هاي زير در جهت پاکيزه سازي محيط پيشنهاد مي گردد :

1. تمرين سريع 5S : در طي روز در يک مقطع زماني کوتاه مدت همه را وادار کنيد که به پاکيزه سازي محيط دست بزند.
2. ايجاد ليست هاي کنترل براي تميز کردن جاهايي که افراد آن ها را نمي بينند.
3. گنجاندن پاکيزه سازي در ليست وظايف افراد.

استاندارد سازي

نگهداري همه چيز در وضعيتي سامان يافته مرتب و پاکيزه حتي در زمينه هاي شخصي و مرتبط با آلودگي از تعاريف اين بخش مي باشد. از اهداف تعريفي براي اين بخش ايجاد استاندارد هايي اجرايي براي تداوم 5S و مديريت ديداري خلاق به منظور آشکار شدن نا همگوني ها و موارد غير عادي مي باشد.

به طور کلي اين بخش يک مشي ثابت براي انجام دادن اعمال و رويه ها ايجاد مي کند. به وسيله کنترل هاي ديداري که در اين بخش در محيط کار تعبيه مي گردد مي توان در انجام امور به ويژه موارد اضطراري تسهيلاتي را ايجاد کرد.

فعاليت هاي زير در جهت استاندارد سازي امور پيشنهاد مي گردد :

1. استفاده از علامت هاي مناسب مانند : نشانه هاي تاييد کننده و نشانه هاي اخطار دهنده و علامت هاي مکان نما.
2. ايجاد تمهيدات پيشگيري کننده از خطا.
3. استفاده از پوشش هاي شفاف.
4. استفاده از برچسب هاي حرارتي.

انضباط

انضباط به معني عادت به انجام هر کار به نحو صحيح مي باشد. هدف از انجام اين بخش سعي در ايجاد مشارکت کامل همه افراد در به وجود آوردن عادات صحيح و پيروي از مقررات مي باشد. به وسيله اجراي صحيح اين بخش ما بايد بتوانيم عادت به برقراري ارتباط و نترل نتايج آن را به نحو صحيح در افراد ايجاد کنيم.

بدون انضباط محيط کار شما به راحتي مي تواند به صورت کثيف و آشفته اول در آيد. وقتي کارکنان از کار در محيط کاري خود احساس غرور کنند منجر به ارضاء شغلي بيشتر و خلاقيت بيشتر مي شود.

فعاليت هاي زير در جهت حفظ وضع موجود پيشنهاد مي گردد :

1. پاکسازي همگاني : همه را مجبور کنيد کاري کنند بعد به فکر تقسيم کار باشيد.
2. تمرين اقدامات ضروري : تمرين کنيد که چگونه در مقابل سوانح بايستيد.
3. تمرين ارتباط و تلفن : به افراد ياد دهيد چگونه مفهومي را به درستي به ديگران انتقال دهند و به طور کامل نيز از ديگران در يافت نمايند.
4. ظواهر محيط کار خود را حفظ کنيد.

منبع:www.modir.ir (تهیه و تنظیم :بهمن موذن- مانی نیکوپایان )